Dikutip dari Sched, event planner dan event coordinator bekerja untuk mencapai tujuan yang sama, yaitu menciptakan acara yang sesuai dengan tujuan dan ekspektasi klien.

Akan tetapi, kedua peran ini memiliki perbedaan yang cukup mencolok, terutama di bagian tanggung jawabnya.

Event planner bertanggung jawab untuk merencanakan konsep umum suatu acara dan juga menyiapkan kebutuhan-kebutuhan utamanya.

Di sisi lain, event coordinator tidak bertugas untuk membuat perencanaan, tetapi memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.

Jadi, event planner harus melihat acara dari gambaran yang lebih luas dan event coordinator yang akan mengeksekusi perencanaan yang telah dibuat.

Tugas dan Tanggung Jawab Event Planner

Sebagai dalang dalam kesuksesan sebuah acara, mereka memiliki segudang tugas tanggung jawab yang harus mereka laksanakan.

Kebutuhan klien itu bervariasi. Namun, melansir The Balance SMB, tanggung jawab dan tugas-tugas event planner adalah seperti berikut:

• Bertemu dengan klien dan memahami latar belakang acara mereka.
• Merencanakan garis besar kebutuhan acara. Seperti durasi event, lokasi, dan biaya yang dibutuhkan.
• Mencermati kualitas jasa-jasa yang berkaitan dengan acara, seperti lokasi event, katering, sound system, dan lain-lain.
• Bekerja dengan vendor untuk melakukan penawaran dan menentukan harga yang paling sesuai dengan anggaran.
• Mengelola dan mengawasi kinerja vendor.
• Mengunjugi venue untuk memastikan fasilitas sudah memenuhi persyaratan klien dan pengisi acara.
• Menyediakan segala kebutuhan akomodasi untuk pengisi acara.
• Mengawasi kegiatan untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
• Meninjau tagihan, invoice, dan pengeluaran lainnya untuk menghindari anggaran yang membengkak.
• Melakukan evaluasi pasca acara untuk introspeksi tim.

Yang perlu diingat adalah tim tentunya akan merencanakan dan mengkoordinasikan setiap detail acara untuk klien mereka. 

Namun, apa yang menjadi detail persiapan mereka bergantung pada ukuran, jenis, dan tujuan acara tersebut. 

Masing-masing EO biasanya memiliki spesialisasi di bidang-bidang tertentu agar keperluan klien dapat terpenuhi dengan baik.